Effectuer facilement une signature électronique sécurisée

Signer un bon de commande, un contrat, un formulaire, etc. devient une tâche très aisée grâce à l’option de signature électronique facile et sécurisée. Le cas échéant, plus encore lorsque les signataires sont éloignées l’un de l’autre, ce peut être une véritable corvée : imprimer, signer, scanner, envoyer par mail. Encore qu’un scannage n’a pas de valeur légale. Découvrez comment générer votre signature électronique en toute sécurité et conformité.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

C’est une suite de caractères associée au signataire et à un fichier précis, sous un principe de secret qui garantit la sécurisation. Elle peut donc ne pas être visible sur le document signé.

Les logiciels de signature électronique

Ce sont des solutions par excellence pour saisir votre signature électronique facile et sécurisée par le biais d’une opération cryptographique, grâce à des applications dédiées. Celles-ci permettent aux utilisateurs d’associer de façon numérique à un document d’entreprise par exemple, la version image de votre signature.

C’est un moyen célèbre et authentique proposé par Universign pour conférer la légalité à vos documents, en tout temps et en tout lieu. Il s’agit d’un prestataire de service qualifié selon le règlement européen eIDAS, qui propose une plateforme SaaS de signature électronique, cachet électronique et horodatage.

Le cadre juridique de la signature électronique facile et sécurisée

C’est la principale force de la signature électronique facile et sécurisée : elle a la même valeur probante que la signature manuscrite. Mais sous conditions !

Elle doit être créée par des moyens contrôlés par le signataire. Aussi, il est impératif qu’elle permette :

• D’approuver le document ;
• D’identifier qui est le signataire et établir un lien entre elle et lui ;
• De garantir l’intégrité du document.

Notez que la e-signature est caractérisée par un certificat à usage unique limité dans le temps et émis par chaque signataire pour chaque opération.

Il est également essentiel de veiller à la détectabilité de toute éventuelle modification future. Pour cela, les signataires s’assureront que la signature électronique facile et sécurisée soit liée aux données auxquelles elle se rapporte.

Tout ceci est encadré par l’article 1 366 du Code civil français, le référentiel général de sécurité, le règlement eIDAS.

Autres principes obligatoires

Une fois encore, la e-signature n’est pas un équivalent classique de la signature manuscrite, dans le style signer sur l’écran d’une tablette ou scanner sa signature. Il est impératif qu’elle soit apposée par le biais d’un outil spécifique tel qu’un portail web dédié.

Ce n’est qu’ainsi que l’engagement du signataire est concrètement scellé et l’intégrité du document garantie.

La procédure à suivre

Pour obtenir la signature électronique facile et sécurisée des signataires, il vous suffira de suivre les étapes ci-dessous :

• Se connecter à la plateforme en cliquant sur le bouton de connexion puis entrer les identifiants avant de s’authentifier pour accéder à un tableau de bord ;
• Créer une collecte de signature en cliquant sur le bouton correspondant : nommer la collecte, entrer la date limite de signature, uploader le document et valider ;
• Définir les signataires en cliquant sur ajouter, remplir les champs obligatoires puis valider ;
• Récupérer les documents signés en téléchargeant les documents en face desquels apparaît le mot « signé » ;
• Ouvrir le document grâce à un logiciel PDF pour vérifier que la signature électronique facile et sécurisée a été bien apposée.

Que se passe-t-il du côté du / des signataire (s) ?

Le signataire reçoit un mail qui l’exhorte à consulter les documents en attente de signature. Il clique sur le lien intégré au mail ou le copie dans un navigateur. Il visualise ensuite les documents en question et accède à l’outil de signature en cliquant sur le bouton dédié.

A ce moment, il faudra accepter les CGU pour confirmer la demande. Il reçoit à ce moment sur son téléphone un SMS contenant un code de vérification à inscrire dans le champ convenable avant de cliquer sur « signer ». La signature électronique facile et sécurisée est ainsi créée.